Protecția datelor cu caracter personal

1. Introducere
   Datele cu caracter personal reprezintă orice informaţii privind o persoana fizică identificată sau identificabilă („persoana vizata”), respectiv o persoana care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identităţii sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.
   Prelucrarea datelor cu caracter personal se face în condiții de legalitate, echitate și transparență, cu asigurarea securității adecvate a datelor, inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale, a distrugerii sau a deteriorării. Personalul societăţii noastre respectă cu strictețe cerințele legale în privința protecției datelor cu caracter personal și are grijă ca toate operațiunile de prelucrare să fie realizate numai în interesul dumneavoastră.
   Prezentul Regulament reglementează modul în care societatea noastră, cu sediul în mun. Bucureşti, prelucrează datele cu caracter personal ale clienților săi în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și legislația națională în vigoare.
   Societatea prestează servicii de asistență/consultanţă și obţinere a actelor şi documentelor de stare civilă / de studii, etc. ale cetățenilor români de la autoritățile competente din România.
2. Categorii de date personale prelucrate
   Prelucrarea datelor înseamnă orice operaţiune sau set de operaţiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziţie în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricţionarea, ştergerea sau distrugerea.
   În cadrul activităților desfășurate, prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal ale clienților noștri:
   • Date de identificare: nume, prenume, CNP, data și locul nașterii;
   • Date de contact: adresă, număr de telefon, e-mail;
   • Date privind actele de stare civilă: documente de identitate, de călătorie şi/sau de conducere auto, certificate de stare civilă (certificat de naștere, căsătorie, deces);
   • Date din actele de studii şi cele de pensionare;
   • Date necesare pentru reprezentare: procura notarială (unde este cazul), contract de consultanţă şi prestări servicii.
   • Aceste date sunt colectate direct de la clienți în scopul prestării serviciilor contractate.
     
3. Scopul și temeiul prelucrării datelor
   Datele personale sunt prelucrate exclusiv în următoarele scopuri:
   • Furnizarea serviciilor contractate – consultanţă/asistență și obținerea documentelor enunţate la pct. 2, dar nelimitându-se la acestea;
   • Executarea contractului dintre societate și client (Art. 6 alin. (1) lit. b GDPR);
   • Respectarea obligațiilor legale – conform legislației în vigoare;
   • Comunicarea cu autoritățile competente – transmiterea documentelor către oficiile de stare civilă, ambasade, consulate etc.;
   • Interes legitim (Art. 6 alin. (1) lit. f GDPR);
   • Marketing și comunicări comerciale (opțional, doar cu consimțământul clientului);
   • Consimțământul persoanei vizate (Art. 6 alin. (1) lit. a GDPR).
4. Perioada de stocare a datelor
   Datele cu caracter personal vor fi păstrate:
   • Pe durata necesară furnizării serviciilor;
   • Conform obligațiilor legale de arhivare (ex. 5-10 ani pentru documente contabile);
   • Până la retragerea consimțământului (în cazul marketingului).
     După expirarea acestor termene, datele vor fi șterse sau anonimizate.
5. Securitatea datelor
   Pentru protecția datelor cu caracter personal, societatea aplică măsuri tehnice și organizatorice, inclusiv:,
   • Acces limitat doar pentru personalul autorizat;
   • Păstrarea documentelor fizice în dosare securizate;
   • Încheierea unor acorduri de confidențialitate cu angajații.
6. Drepturile persoanelor vizate
   Conform GDPR, clienții noștri beneficiază de următoarele drepturi:
   • Dreptul de acces – să cunoască ce date sunt prelucrate;
   • Dreptul la rectificare – să solicite corectarea datelor inexacte;
   • Dreptul la ștergere – să ceară ștergerea datelor (dacă nu există obligații legale de păstrare);
   • Dreptul la restricționare – să limiteze prelucrarea datelor în anumite situații;
   • Dreptul la portabilitate – să primească datele într-un format structurat;
   • Dreptul de opoziție – să refuze prelucrarea datelor pentru marketing.
     Dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).
7. Transferul datelor către terți
   Datele personale sunt transmise exclusiv către:
   • Primăriile şi Oficiile de stare civilă competente din România, consulate, ambasade;
   • Autorități fiscale, înstituţii de învăţământ de toate nivelurile în cazul obligațiilor legale;
   • Înstituţii centrale şi locale abilitate cu eliberarea documentelor de identitate, de călătorie, de conducere auto, precum şi casele de pensii;
   • Furnizori IT și servicii de arhivare, în măsura necesară desfășurării activității;
   • Nu transmitem date către terți în scopuri comerciale sau în afara UE fără măsuri adecvate de protecție.
8. Responsabilul cu protecția datelor
   Pentru orice întrebări legate de protecția datelor, puteți contacta responsabilul cu protecţia datelor cu carcter personal prin e-mail: j.florianconsulting@gmail.com sau la telefon 0771 310 242.